La politique de confidentialité est essentielle pour nous !
Préambule
KOPS accorde une grande importance à votre vie privée et applique une politique de protection des données conformément à ses obligations légales. Nous vous informons ainsi de la manière dont nous traitons vos données personnelles et nous nous assurons que ce traitement respecte vos meilleurs intérêts.
Veuillez noter que les termes contenus dans cette Politique de confidentialité doivent être compris dans leur signification neutre en termes de genre.
ARTICLE 1. PARTIES ET OBJET DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1.1 Généralités
Le responsable du traitement est PANAM KOPS srl (ci-après dénommé “KOPS” ou le “Responsable du traitement”), une SRL (organisation à but non lucratif), ayant son siège social à Avenue d’Uccle 48 1190 Forest, Belgique, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE 0479.038.260.
KOPS est l’éditeur d’un site web hébergé à [.] (ci-après dénommé “le Site Web”).
Le terme “Utilisateur”, également utilisé au pluriel, désigne toute personne, physique ou morale, inscrite ou non sur le Site Web, qui visite le Site Web ou ses contenus, qui insère des données personnelles sur le Site Web, qui télécharge des documents, qui s’inscrit via tout formulaire disponible sur le Site Web, qui remplit tout formulaire papier, qui devient membre, qui s’abonne ou qui contracte avec le Responsable du traitement.
L’Utilisateur peut contacter le Responsable du traitement par e-mail/courrier aux adresses suivantes : [info@kops.be].
1.2 Objet de la Politique de confidentialité
KOPS élabore cette Politique de confidentialité dans le but d’informer l’Utilisateur du Site Web ou de tout autre Utilisateur dont les données personnelles sont traitées par KOPS, de la manière dont leurs données personnelles sont collectées et traitées par KOPS.
Les Utilisateurs devront nécessairement lire attentivement la Politique de confidentialité et y consentir expressément en cochant la ou les cases appropriées sur le Site Web ou tout autre support, conformément à l’Article 5 de cette Politique de confidentialité.
1.3 Mesures
Le Responsable du traitement – et/ou ses prestataires de services agissant en son nom et pour son compte – détermine tous les moyens techniques, juridiques et organisationnels ainsi que les finalités du traitement des données personnelles des Utilisateurs.
À cet égard, KOPS s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir que les données personnelles sont traitées conformément à la loi du 30 juillet 2018 sur la protection des individus à l’égard du traitement des données personnelles (ci-après “la Loi”) et au Règlement européen du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et sur la libre circulation de ces données (ci-après “le RGPD”).
1.4 Désignation d’un sous-traitant
KOPS est libre de désigner toute personne physique ou morale qui traite des données personnelles à sa demande et pour son compte (ci-après dénommée “le Sous-traitant”).
Le Responsable du traitement s’engage à sélectionner un Sous-traitant offrant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin que le traitement réponde aux exigences du RGPD et de la Loi tout en assurant la protection des droits de l’Utilisateur.
Le cas échéant, le traitement par un Sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique liant le Sous-traitant au Responsable du traitement, définissant l’objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données personnelles et les catégories de personnes concernées, ainsi que les obligations et les droits du Responsable du traitement. Ce document mentionne également les obligations du Sous-traitant contenues à l’Article 28(3) du RGPD et à l’Article 53, paragraphe 3, sous-paragraphe 2 de la Loi.
ARTICLE 2. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
2.1 Objet de la Politique de confidentialité
Les Utilisateurs communiquent des données personnelles à KOPS. Les données personnelles susceptibles d’être traitées sont mentionnées à l’Article 4 de cette Politique de confidentialité. Le traitement de ces données par KOPS en tant que Responsable du traitement, et/ou par des prestataires de services agissant en son nom et pour son compte, sera conforme à la Loi et au RGPD.
2.2 Moyens de traitement des données personnelles
Les données personnelles seront traitées par KOPS, conformément aux finalités énumérées à l’Article 3, par le biais de :
• Une procédure automatisée ;
• Un formulaire d’abonnement à la Newsletter ;
• L’utilisation de cookies ;
• L’envoi de sondages ou questionnaires ;
• Le partage de contenus gratuits ;
• La communication avec les membres de l’équipe du Responsable du traitement ;
• [.].
Le Responsable du traitement collecte également des données non personnelles fournies indirectement par les Utilisateurs. Ces données sont anonymes dans la mesure où elles ne permettent pas d’identifier directement ou indirectement les Utilisateurs. Elles peuvent donc être utilisées, par exemple, pour réaliser des études statistiques anonymes, pour améliorer le Site Web et les produits et services offerts ou la publicité du Responsable du traitement. Les données non personnelles ne peuvent pas être utilisées de cette manière si elles peuvent être combinées avec d’autres données personnelles de sorte que l’Utilisateur puisse être identifié. Pour le reste, ces données et leur utilisation sont évaluées à la lumière de la “Politique de Cookies”, disponible à l’adresse suivante : [https://www.kops.be/politique-de-confidentialite].
ARTICLE 3. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Conformément à l’Article 13(1), point (c) du RGPD, les finalités du traitement des données personnelles sont portées à la connaissance de l’Utilisateur et sont les suivantes :
• Assurer le contrôle sur l’exécution des services offerts ;
• Assurer l’exécution des services proposés et contenus sur le Site Web ;
• Répondre aux questions de l’Utilisateur ;
• Mener des activités de marketing et de communication promotionnelle après consentement préalable de l’Utilisateur et jusqu’à révocation de ce consentement, telles que l’envoi de promotions sur les produits et services du Responsable du traitement ;
• Compiler des statistiques afin d’améliorer le Site Web, les services offerts et l’organisation interne de KOPS ;
• Améliorer la qualité du Site Web et des produits et/ou services offerts par le Responsable du traitement ;
• Permettre une meilleure identification des intérêts de l’Utilisateur ;
• Recruter des membres ;
• Permettre à l’Utilisateur d’exercer ses droits en vertu de l’Article 8 ;
• [.].
ARTICLE 4. DONNÉES PERSONNELLES SUSCEPTIBLES D’ÊTRE TRAITÉES
Conformément à l’Article 5, l’Utilisateur consent, lorsqu’il visite et utilise le Site Web ou communique autrement des données au Responsable du traitement, à la collecte et au traitement des données personnelles suivantes par le Responsable du traitement, conformément aux termes et principes décrits dans cette Politique de confidentialité :
• Informations communiquées par les Utilisateurs à KOPS à des fins contractuelles et pour permettre l’exécution correcte des obligations réciproques, à savoir le nom, prénom, adresse, numéro IBAN et coordonnées bancaires, [.]; et plus généralement, toute information volontairement divulguée par l’Utilisateur ;
• Informations communiquées par les Utilisateurs en remplissant des formulaires ou en contactant KOPS par e-mail ou autres moyens, telles que le nom, l’adresse, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’Utilisateur ;
• [.].
Concernant chaque visite de l’Utilisateur sur le Site Web, les informations collectées automatiquement sont :
• Adresse IP, type et modèle du navigateur, fuseau horaire, système d’exploitation ;
• Informations concernant les pages consultées par l’Utilisateur sur le Site Web, notamment l’URL, la durée de navigation, etc. ;
• [.].
ARTICLE 5. CONSENTEMENT
Le consentement de l’Utilisateur au traitement de ses données personnelles constitue la base légale pour le traitement de ces données.
5.1 Reconnaissance et acte affirmatif de consentement
L’Utilisateur déclare être informé et avoir librement donné son consentement spécifique, éclairé et sans ambiguïté au traitement des données personnelles le concernant. Ce consentement concerne le contenu de cette Politique de Confidentialité.
Le consentement est donné par un acte affirmatif par lequel l’Utilisateur coche une case renvoyant à la Politique de Confidentialité dans un lien hypertexte. Ce consentement est une condition indispensable pour réaliser certaines opérations sur le Site et/ou permettre à l’Utilisateur d’entrer en relation contractuelle avec KOPS. Tout contrat liant KOPS et un Utilisateur concernant les services et biens proposés sur le Site est soumis à l’acceptation par l’Utilisateur de la Politique de Confidentialité.
5.2 Consentement au traitement des données
L’Utilisateur consent au traitement et à la collecte de ses données personnelles par le Responsable du traitement conformément aux termes et principes définis dans cette Politique de Confidentialité, des données personnelles que l’Utilisateur divulgue sur le Site et/ou dans le cadre des services proposés par KOPS, conformément aux finalités définies à l’Article 3 de cette Politique de Confidentialité.
5.3 Retrait du consentement
L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait. Ce droit s’exerce conformément à l’Article 8.8 de cette Politique de Confidentialité.
ARTICLE 6. DURÉE DU TRAITEMENT DES DONNÉES
Conformément à l’Article 13(2), point (a), du RGPD, le Responsable du traitement doit fournir à l’Utilisateur des informations sur la durée pendant laquelle les données personnelles seront conservées.
Dans le cas présent et conformément à l’Article 5(1), point (e), le Responsable du traitement conserve les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les données personnelles seront conservées au maximum pendant [.] mois après la fin de la relation contractuelle entre l’Utilisateur et le Responsable du traitement.
ARTICLE 7. DESTINATAIRES DES DONNÉES ET DIVULGATION À DES TIERS
7.1 Transmission des données personnelles à des tiers
Les données personnelles peuvent être transmises aux membres et/ou collaborateurs de KOPS, situés en Belgique ou dans l’Union européenne, qui collaborent avec le Responsable du traitement dans le cadre de la commercialisation des produits ou de la fourniture de services. Ils agissent sous l’autorité directe de KOPS et sont notamment responsables de la collecte, du traitement ou de l’externalisation de ces données.
Dans tous les cas, les destinataires des données et ceux auxquels ces données ont été divulguées doivent se conformer au contenu de cette Charte. KOPS garantit qu’ils traiteront ces données uniquement dans le cadre des finalités énoncées à l’Article 3 de la Charte, de manière discrète et sécurisée.
7.2 Transmission des données personnelles à des fins de marketing
Dans le cas où des données sont divulguées à des tiers à des fins de marketing direct, l’Utilisateur sera informé avant la divulgation afin qu’il puisse exprimer son consentement à l’utilisation de ses données personnelles.
7.3 Transmission des données personnelles à des fins légales
Enfin, KOPS peut être amenée à divulguer des données personnelles en vertu de la loi, dans le cadre de procédures juridiques ou à la demande des autorités publiques.
ARTICLE 8. DROITS DES UTILISATEURS
8.1 Droit d’accès
Conformément à l’Article 15 du RGPD, KOPS garantit à l’Utilisateur le droit d’accès à ses données personnelles. L’Utilisateur a le droit d’obtenir l’accès à ces données et aux informations suivantes :
• Les finalités du traitement ;
• Les catégories de données personnelles concernées ;
• Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront divulguées, notamment les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales ;
• Lorsque cela est possible, la période envisagée pendant laquelle les données personnelles seront conservées, ou, si cela n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette période ;
• L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage, mentionnée à l’Article 22(1) et (4) du RGPD et, au moins dans ces cas, des informations significatives sur la logique sous-jacente, ainsi que la signification et les conséquences envisagées de ce traitement pour l’Utilisateur ;
• Le droit de porter plainte ;
• Lorsque les données personnelles n’ont pas été collectées auprès de l’Utilisateur, toute information disponible concernant leur source.
Si l’Utilisateur exerce son droit d’accès, le Responsable du traitement fournira une copie des données personnelles faisant l’objet du traitement. Pour toute copie supplémentaire demandée par l’Utilisateur, des frais raisonnables peuvent être facturés en fonction des coûts administratifs.
Lorsque l’Utilisateur fait la demande par voie électronique (par exemple par e-mail), et sauf demande contraire de l’Utilisateur, les informations seront fournies sous un format électronique couramment utilisé.
L’Utilisateur recevra une copie de ses données au plus tard un mois après la réception de la demande.
8.2 Droit de rectification
Conformément à l’Article 16 du RGPD, l’Utilisateur a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, sans délai excessif, la rectification des données personnelles inexactes le concernant. Compte tenu des finalités du traitement, l’Utilisateur a le droit de faire compléter des données personnelles incomplètes.
L’Utilisateur effectue les modifications nécessaires lui-même, sauf si elles ne peuvent être faites de manière autonome, auquel cas une demande peut être envoyée à KOPS par e-mail à l’adresse indiquée ci-dessus.
Conformément à l’Article 19 du RGPD, le Responsable du traitement communique toute rectification ou effacement des données personnelles ou restriction du traitement à chaque destinataire auquel les données personnelles ont été divulguées, à moins que cela ne soit impossible ou nécessite un effort disproportionné. Le Responsable du traitement informera l’Utilisateur de ces destinataires si celui-ci en fait la demande.
8.3 Droit à l’effacement
L’Utilisateur a le droit d’obtenir du Responsable du traitement l’effacement des données personnelles le concernant sans délai excessif et le Responsable du traitement a l’obligation d’effacer les données personnelles sans délai excessif lorsqu’un des motifs énumérés à l’Article 17 du RGPD s’applique.
8.4 Droit à la restriction du traitement
L’Utilisateur a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la restriction du traitement lorsque l’un des motifs énumérés à l’Article 18 du RGPD s’applique.
8.5 Droit à la portabilité des données
Conformément à l’Article 20 du RGPD, l’Utilisateur a le droit de recevoir les données personnelles le concernant, qu’il a fournies à KOPS, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre Responsable du traitement sans entrave de la part de KOPS.
8.6 Droit d’opposition et décisions automatisées individuelles
L’Utilisateur a le droit de s’opposer, pour des motifs liés à sa situation particulière, à tout moment au traitement des données personnelles le concernant par KOPS. Conformément à l’Article 21 du RGPD, KOPS ne traitera plus les données personnelles, sauf si elle démontre des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts, droits et libertés de l’Utilisateur.
8.7 Droit de porter plainte
L’Utilisateur a le droit de porter plainte concernant le traitement des données personnelles par KOPS auprès de l’Autorité de Protection des Données compétente en Belgique. Plus d’informations sont disponibles sur le site suivant : [https://www.dataprotectionauthority.be/citizen].
8.8 Procédure d’exercice des droits
L’Utilisateur peut exercer ses droits à tout moment en envoyant un e-mail à [.] ou une lettre par courrier postal adressée à [.], en joignant à sa demande les informations suivantes :
• Son nom et prénom ;
• La date du traitement de ses données ;
• Les données concernées par le droit qu’il souhaite exercer ;
• Le droit qu’il souhaite exercer ;
• […]
Si le Responsable du traitement a des doutes raisonnables sur l’identité de l’Utilisateur soumettant une telle demande, il se réserve le droit de demander toute information supplémentaire nécessaire pour prouver l’identité de l’Utilisateur.
ARTICLE 9. COOKIES
Le Site utilise des cookies pour distinguer les Utilisateurs du Site. Cela permet d’offrir aux Utilisateurs une meilleure expérience de navigation et d’améliorer le Site et son contenu. Les objectifs et méthodes des cookies sont définis dans le document « Politique de Cookies », disponible à l’adresse suivante : [https://www.kops.be/politique-de-cookies].
ARTICLE 10. LIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT
10.1 Liens vers d’autres sites
Le Site Web peut contenir des liens vers d’autres sites internet appartenant à des tiers indépendants de KOPS. KOPS n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leur conformité aux lois et règlements.
10.2 Consentement des mineurs
Le titulaire de l’autorité parentale doit donner son consentement explicite pour qu’un mineur de moins de 13 ans divulgue des informations et/ou des données personnelles sur le Site Web.
Conformément à l’Article 8(2) du RGPD, le responsable du traitement doit faire des efforts raisonnables pour vérifier que le consentement a été donné ou autorisé par le titulaire de l’autorité parentale, en tenant compte des technologies disponibles.
Le responsable du traitement s’engage donc à faire tout son possible et ne peut être tenu responsable de la collecte et du traitement des informations et des données personnelles d’un mineur de moins de 13 ans, dont le consentement n’est pas effectivement couvert par celui de ses parents légaux, en raison, notamment, de données incorrectes renseignées par les mineurs concernant leur âge.
En aucun cas, les données personnelles ne seront traitées par le responsable du traitement si l’Utilisateur précise qu’il est âgé de moins de 13 ans.
10.3 Perte, modification et vol de données
KOPS n’est pas responsable de la perte, de la modification ou du vol de données personnelles causés notamment par la présence de virus ou suite à des attaques informatiques, conformément à l’Article 11 de cette Politique de Confidentialité.
ARTICLE 11. SÉCURITÉ
Le responsable du traitement met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au traitement et à la collecte des données. Ces mesures de sécurité dépendent du coût de leur mise en œuvre, en tenant compte de la nature, du contexte et des finalités du traitement des données personnelles.
Le responsable du traitement utilise des technologies de cryptage standard dans le secteur informatique lors du transfert ou de la collecte de données sur le Site Web.
ARTICLE 12. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
KOPS se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité, notamment pour se conformer aux obligations légales. L’utilisateur est donc invité à consulter régulièrement la Politique de Confidentialité afin de prendre connaissance de toute modification et adaptation. Toute modification sera publiée sur le Site Web et envoyée par e-mail dans le but de garantir sa force obligatoire. Les modifications entreront en vigueur dans un délai de 15 jours à compter de leur notification.
ARTICLE 13. LOI APPLICABLE ET JURIDICTION
13.1 Loi applicable
Les dispositions de la présente Politique de Confidentialité sont régies et interprétées conformément à la loi belge.
13.2 Règlement amiable
Les parties à la présente Politique de Confidentialité s’efforceront, de bonne foi, de résoudre amiablement tout litige découlant de ou lié à ce document. Ainsi, tout désaccord, quelle que soit sa nature, sera d’abord notifié par l’utilisateur au responsable du traitement à l’adresse e-mail suivante [.] ou par courrier recommandé à l’adresse postale suivante [.].
13.3 Juridiction
La compétence des tribunaux et juridictions pour juger tout litige découlant de ou lié à ce document sera déterminée conformément au Code judiciaire belge.